仕入のための見積依頼を複数社向けに作成し、回答を集計したい(７)
【業務アプリ名】見積依頼の管理
【対応バージョン】コンテキサー3.0.42/3.1.58/4.0.13以降
【更新日】2018/4/9
【説明】
購買担当者は、社内の業務部門からの購入依頼について、複数の仕入先に対して見積依頼を送り、その回答を待って、最も単価の安い仕入先に発注します。ここでは、購入依頼に対して、１つ以上の仕入先に見積依頼を発送し、その返信結果を管理します。
【準備するデータ】
(1)購入依頼(購入依頼.csv)
購入依頼のリストで、これから見積依頼を行なう候補となります。
(2)仕入先(仕入先.csv)
仕入先リストです。１つの仕入先に対して、複数の品目を見積り依頼する場合があります。
【作成するデータ】
(1)見積依頼(見積依頼.csv)
購入依頼の品目について、１つの仕入先に対して見積依頼を行った内容を、複数設定することができます。
(2)見積伝票(見積伝票.csv)
見積依頼データを、同一の仕入先についてまとめたものです。仕入先には、この単位で見積依頼が送られます。
【準備する帳票】
(1)見積依頼
見積依頼用の伝票をExcelで作成しておきます。会社名等は、テンプレートを修正してください。
【画面の説明】
(1)購入依頼
見積依頼シートでは、受け取った購入依頼に対して、複数の仕入先へ送る見積依頼データを作成します。
(2)見積伝票
見積伝票シートでは、見積回答があった場合に、その内容を設定するためのシートです。
【操作方法】
＜運用のための準備＞
(1)見積依頼を行なう仕入先について、あらかじめCSV上で作成しておいてください。仕入先は、仕入先名、担当者、および連絡先などの情報を設定します。カテゴリを設定しておくと、検索時などに利用できます。画面上で入力するか、入力用のCSVファイルの内容を変更した上で、再度読み込んでください。
＜購入依頼データの作成＞
(1)購入依頼データをあらかじめ作成してください。購入依頼データは、品番あるいは調達する品目とその数量をリストとしたものです。
＜見積依頼データの作成＞
(1)購入依頼を受けて、購買担当者は見積依頼データを作成します。まず、購入依頼パネルで対象とする依頼データを選択します。
(2)仕入先のリストから見積依頼を出す仕入先を選択し、見積依頼パネルにドラッグ＆ドロップします。
(3)見積伝票シートに移動し、生成ボタンを押下してください。仕入先企業の数だけ伝票が生成されます。見積伝票のデータを選択すると、依頼内容のリストが表示されます。
＜見積依頼書の印刷＞
(1)見積依頼を実際に行うには、依頼書を印刷しＦＡＸ等で送ります。作成する仕入先を見積伝票パネルで選択し、印刷ボタンを押下してください。
(2)Excelが起動し、印刷画面が表示されます。内容を確認し、印刷ボタンを押下してください。内容に修正がある場合は、Excel上で変更してください。
(3)印刷が終了したら、Excelを終了してください。作成したExcelの内容をそのまま保存すると、テンプレートが書き換わりますので、保存せずに終了してください。保存する場合には、別名で保存してください。
(4)印刷および依頼をおこなったら、依頼中ボタンを押下してください。見積伝票パネルのリストからデータが消え、依頼中のパネルにデータが移動します。
＜見積回答内容の登録＞
(1)各仕入先に送った見積り依頼の回答があった場合、その内容をデータとして登録します。見積伝票シートにおいて、依頼中パネルから、回答のあった仕入先を選択します。
(2)見積回答の登録パネルにて、依頼集の品目の中から該当するデータを選択し、回答内容にある単価、金額、納期、見積番号などを入力してください。
(3)データを入力したら、回答済ボタンを押下してください。データが回答済となり、回答日が設定されます。もし、依頼伝票のすべてのデータについて回答があった場合には、“すべて回答済”ボタンを押下し、伝票の状態も回答済に変更してください。
(4)見積結果は、“結果の保存”ボタンを押下してCSVファイルに保存しておいてください。次回以降で継続的に回答を受け付けられます。
【インストール方法】
(1)あらかじめコンテキサーをインストールしてください。
コンテキサーをお持ちでない場合は、無料版コンテキサーをこちらからダウンロードしてインストールしてください。
すでにコンテキサーの正式ライセンスをお持ちの場合は、そのコンテキサーライセンスにてご利用頂けます。
(2)次の業務アプリをダウンロードし、開いて下さい。
(3)必要なデータが追加ダウンロードされて業務アプリが起動します