画像データやPDFなどを受注データと関連づけて管理したい(3)

【業務アプリ名】受注関連ファイルの管理(管理番号:FT6K003)
【対応バージョン】コンテキサー3.0.42以降
【更新日】2014/1/20

業務アプリのインストール

【説明】

受注管理業務であつかうデータは、多くの場合、得意先からの注文単位で作成される受注伝票データと、その内訳に相当する受注明細データで構成されます。しかし、これ以外にも、図面データやPDF、画像、メールなど、さまざまな関連ファイルが存在し、こうしたデータと受注データを関係づけて整理整頓することで、得意先へのレスポンスが向上します。この業務アプリでは、そうした受注関連ファイルを、典型的な受注伝票―受注明細パターンのしくみを利用して管理することができます。

 

【準備するデータ】

①受注伝票(受注伝票.csv)

受注伝票データは、得意先からの受注に対応したデータです。受注日や得意先、合計金額などが設定されます。

②受注明細(受注明細.csv)

受注明細データは、受注伝票の内容を、品目単位で設定したもので、品番、品名、数量などが設定されます。

③PDFや画像などの関連データ

受注伝票に対応づけて管理したい個別のファイルです。ファイル名は任意ですが、コンテキサーを操作するコンピュータから、ファイルとしてアクセス可能なものでなければなりません。

【作成するデータ】

①PDFファイル(PDFファイル.csv)

受注伝票に紐付けられたPDFファイルの一覧となります。ファイル名として、そのルートからのパスが設定されます。

②画像ファイル(画像ファイル.csv)

受注伝票に紐付けられた画像ファイルの一覧となります。ファイル名として、そのルートからのパスが設定されます。

③Excelファイル(Excelファイル.csv)

受注伝票に紐付けられたExcelファイルの一覧となります。ファイル名として、そのルートからのパスが設定されます。

【画面の説明】

①受注伝票

受注伝票パネルでは、受注登録を行ないます。通常の受注登録に加えて、画像やPDFファイルなどの登録も行うことができます。

②ファイル一覧

ファイル一覧パネルでは、受注登録パネルにおいて、PDFファイルや画像ファイルなどを設定した場合に、それらのすべての一覧が表示されます。一つのファイルが複数回参照されている場合は、その参照回数が表示されます。ファイルの内容をこのパネル上で直接確認することも可能です。

【操作方法】

<運用のための準備>

①あらかじめ受注伝票、受注明細のデータがある場合は、CSVファイルとして用意します。受注データに関連付ける画像やPDFファイルなどが、コンピュータからアクセス可能なフォルダにあることを確認します。

<受注伝票を登録する>

①受注伝票を新規に定義するには、新規ボタンを押下して、データの登録を行います。画像を設定するには、画像の部分を右クリックし、“ファイル選択”を選択して画像ファイルを選択します。同様に、PDFファイルを設定するには、PDFボタンを右クリックし、ファイルを選択します。データを指定した後に、確定ボタンを押下する必要があります。
②受注伝票に対応する受注明細を指定します。受注明細データを新規に追加するには、空白行の最初の行をマウスで選択することで行が追加されます。品番、品名、単価、そして数量を入力してください。金額は自動計算されます。

<その他のファイルを管理する>

①受注データに関係するさまざまな形式のデータを管理するには、受注データにフォルダを対応させ、そのフォルダに関係するデータを保存します。フォルダを指定するには、フォルダボタンを押下し、フィルダ選択を実行してください。データを指定した後に、確定ボタンを押下する必要があります。

<データを保存する>

①受注伝票データおよび受注明細データは、“ファイル出力”ボタンを押下します。CSVファイルに内容が保存されます。

<ファイルの内容を確認する>

①受注データとして、登録されたPDFファイルや画像ファイルなどは、ファイル一覧シートにて管理されます。ファイル一覧シートでは、ファイル名パネル、画像ファイルパネル、そしてExcelファイルパネルがあり、受注データに関連づけられたファイルはすべてここにリストとして表示されます。
②リストから確認するファイルのデータを選択し、表示ボタンを押下します。該当するファイルが起動し、内容を確認することができます。

【インストール方法】

①あらかじめコンテキサーのインストールを行ってください。

コンテキサーをお持ちでない場合は、無料版コンテキサーをこちらからダウンロードしてインストールしてください。
すでにコンテキサーの正式ライセンスをお持ちの場合は、そのコンテキサーライセンスにてご利用頂けます。

②次の業務アプリをダウンロードし、開いて下さい。

業務アプリのダウンロード

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③必要なデータが追加ダウンロードされて業務アプリが起動します

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