Excelで個別に管理していた見積書のデータを一元管理したい(2)

【業務アプリ名】見積伝票の管理(管理番号:FT6K002)
【対応バージョン】コンテキサー3.0.42以降
【更新日】2014/1/20

業務アプリのインストール

【説明】

多くの中小企業では、見積書はExcelで作成し、そのデータ内容はそのままExcelファイルとして管理されています。したがって、それぞれの見積内容を比較したり、特定の項目の値で検索やフィルタすることはできません。この業務アプリでは、見積り内容をコンテキサーで管理し、それをExcelに送って印刷する方式をとることで、データの一元管理できます。なお、複数の見積書を束ねて、工事などの案件単位でさらに伝票を作成することもできます。

【準備するデータ】

①得意先(得意先.csv)

見積を依頼した得意先について、あらかじめデータを定義しておきます。

②品目(品目.csv)

見積り回答する品目が、すべて品目マスタとしてあらかじめデータが登録されているものとします。

【作成するデータ】

①見積伝票(品目.csv)

見積書の表紙にあたるデータです。この単位で、見積書が発行されます。得意先名や合計金額などが設定されます。

②見積明細(品目.csv)

見積書の各項目に対応するデータで、品目ごとに1つのデータとなります。品目の数量や単価などが設定されます。

③案件伝票(品目.csv)

同じ得意先に対する複数の見積書をまとめて、合計金額を計算し、案件として表紙を作成するような場合に対応します。日付と得意先でユニークとなるデータです。

【準備する帳票】

①見積伝票

見積書の形式の雛形となります。コンテキサーから見積明細と見積伝票のデータを受け取り、印刷用の各セルに設定します。

②案件伝票

案件単位で得意先に複数の見積書を送付する際の表紙となる雛形です。コンテキサーから見積伝票のリストと見積案件のデータを受け取り、印刷用の各セルに設定します。

【画面の説明】

①見積伝票

見積伝票シートでは、見積書を作成するために、見積伝票データパネル、そしてその内訳をもる見積明細データが表示され、その入力補助として、得意先パネル、品目パネルがあります。

②見積案件

見積案件シートでは、同じ得意先からの複数の見積書を束ねて1つの案件として、合計を計算して伝票として印刷するためのシートです。

【操作方法】

<運用のための準備>

①販売する商品について、品目データをCSV形式で出力し、品目.csvファイルのデータを差し替えてください。また同様に、得意先データがある場合は、得意先.csvファイルのデータを差し替えてください。

<見積伝票を作成する>

①見積伝票を新規に追加する場合には、見積伝票パネルに対して、得意先パネルから見積を依頼した得意先を選択し、ドラッグ&ドロップします。
②見積伝票の内容として摘要や納期に値を設定します。納期は文字列として定義します。
③見積り内容として、明細パネルに品目パネルから該当するデータを選択し、ドラッグ&ドロップします。数量および備考に値を記入します。数量を指定すると、金額および合計金額は自動で設定されます。

<見積伝票を印刷する>

①見積書を印刷するには、該当するデータを見積伝票を選択し、“見積書の印刷”ボタンを押下します。
②Excelが起動し、プレビュー画面が表示されますので、内容を確認して印刷ボタンを押下します。もし、内容を修正する必要がある場合は、いったんプレビュー画面を閉じ、内容を修正してください。
③印刷が終了したら、Excelを終了します。終了時に保存する場合には、名前を変えて保存してください。

<見積データを保存する>

①見積伝票、見積明細のパネルにて定義したデータは、このままコンテキサーを終了すると消えてしまいます。内容を保存するには、“データ保存”ボタンを押下してください。

<案件データを作成する>

①見積伝票として定義した内容をもとに、案件伝票を作成します。案件伝票とは、複数の見積り伝票を、同一の得意先についてまとめたものです。見積案件は、得意先と日付が同じ伝票を1つの案件としてまとめます。
②見積案件シートに移動すると、その時点で案件として括られていないデータが新規に生成されます。見積案件データに、案件名や備考に値を設定してください。
③見積案件パネルにおいて、表示されているデータを選択すると、その案件としてまとめられている見積伝票がリストとして表示されます。

<案件伝票を印刷する>

案件伝票を印刷するには、“案件の印刷”ボタンを押下します。

<案件データを保存する>

見積案件データを保存するには、“データ保存”ボタンを押下します。

【インストール方法】

①あらかじめコンテキサーのインストールを行ってください。

コンテキサーをお持ちでない場合は、無料版コンテキサーをこちらからダウンロードしてインストールしてください。
すでにコンテキサーの正式ライセンスをお持ちの場合は、そのコンテキサーライセンスにてご利用頂けます。

②次の業務アプリをダウンロードし、開いて下さい。

業務アプリのダウンロード

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③必要なデータが追加ダウンロードされて業務アプリが起動します

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